Ekologiczne biuro – oszczędne i przyjazne środowisku

Biuro jest sercem i mózgiem firmy, ale często bywa też ogromnym obciążeniem finansowym. Do kosztów funkcjonowania administracji niestety doliczyć należy również oddziaływanie na środowisko. W skali globalnej problem jest na tyle istotny, że od lat dyskutuje się już o inicjatywie „Green office”, czyli ekologicznego biura, w którym każda decyzja oparta jest o zasady zrównoważonego rozwoju. Takie wysiłki poprawiają sytuację budżetową i podnoszą wiarygodność firmy w oczach partnerów oraz klientów.

Wdrażanie idei ekologicznego biura to nie tylko organizacyjne decyzje szefostwa, ale także zmiana zwyczajów i nastawiania personelu. Dobrze jest, gdy obie strony rozumieją korzyści związane z myśleniem o środowisku naturalnym. Dodajmy, że prawo coraz częściej faworyzuje „zielone” firmy, a i konsumenci biorą pod uwagę odpowiedzialność biznesu wobec naszej planety.

Zacznijmy od papieru

Niemal z definicji biuro utożsamia się tonami papierów. Nowoczesna technologia na szczęście zmienia sposób myślenia o dokumentacji i faworyzuje zapisy elektroniczne. Własnoręczny podpis i pieczątka powoli przestają być warunkiem mocy prawnej. Tam, gdzie to możliwe akta, umowy, zestawienia czy schematy sporządzane i gromadzone są w formie cyfrowej. Zjawisko to wspierają przenośne notesy elektroniczne, laptopy czy projektory, które zniechęcają do drukowania.

Jeśli jednak już trzeba, papier da się zawsze wykorzystać lepiej. Standardem jest już dziś drukowanie dwustronne, jak również korzystanie z papieru z recyklingu. Ograniczenie liczby drukarek i fotokopiarek oraz monitorowanie ich wykorzystania za pomocą indywidualnych haseł dostęp również okazuje się zmniejszać zużycie fizycznych arkuszy.

Zalecenie to wykracza przy tym poza sferę czysto administracyjną i dotyczy również wykorzystania papierowych kubeczków do wody czy kawy. „Naczynia” takie warto wymienić na tradycyjną ceramikę lub biodegradowalne pojemniki.

Wykorzystanie energii w biurze

Rachunki za prąd to niebagatelny element w kosztach funkcjonowania biura. Nie pomaga fakt, że ceny energii rosną, zaś technologia w postępujący sposób uzależnia nas od elektryczności. Warto jednak uświadomić sobie, że w naszym kraju ogromna większość energii pochodzi ze spalania paliw kopalnych, co przekłada się na szkodliwe emisje, a dalej zanieczyszczenie powietrza i zmiany klimatyczne.
Zdaniem ekspertów już proste zmiany w funkcjonowaniu biura mogą tymczasem przynieść nawet 20% obniżkę opłat za prąd. Z danych brytyjskich wynika na przykład, że standardowe klimatyzowane biuro może w ramach wprowadzeniach dobrych praktyk zredukować zużycie energii z 226 kWh/m³ do 128 kWh/m³. Na czym one polegają?

• Warto obniżyć temperaturę we wnętrzach do komfortowych 19°C;
• Latem wykorzystanie klimatyzacji można ograniczyć zasłaniając okna roletami i nie otwierając ich w czasie upałów;
• Inteligentny system zarządzania ogrzewaniem i klimatyzacją pozwala regulować pracę urządzeń w poszczególnych pomieszczeniach według wybranego grafiku;
• Oszczędności na ogrzewaniu gwarantuje również uszczelnienie okien i instalacja folii ochronnych na szybach;
• Tradycyjne żarówki należy wymienić na lampy fluorescencyjne lub oświetlenie typu LED;
• W czasie pracy powinno być wykorzystywane głównie oświetlenie stołowe, nie zaś ogólne;
• Należy unikać strefowego zapalenia i gaszenia świateł;
• Montaż czujników ruchu ogranicza sytuację, w której światło pozostaje włączone w pustych pomieszczeniach (np. w toalecie czy korytarzu);
• Pracowników należy motywować do rygorystycznego wyłączania światła – napisy nad włącznikami bywają bardzo skuteczne;
• Gdy tylko to możliwe, korzystamy ze światła dziennego – duże, odsłonięte okna to ideał.

Wszystkie urządzenia w biurze powinny należeć do klasy A energooszczędności, począwszy od drukarek a skończywszy na firmowej lodówce. Ale ważny jest również sposób korzystania z nich. W szczególności należy zwrócić uwagę na wyłączanie nieużywanego sprzętu. Można to realizować bądź ręcznie, dezaktywując monitor czy kopiarkę, bądź też poprzez systemowe ustawienia regulujące automatyczną hibernację. Drukowanie czy kserowanie warto planować do przodu, tak, aby niepotrzebnie nie włączać urządzenia kilkanaście razy na dzień – uruchomienie zabiera sporo energii.

Godne polecenia są również inteligentne wtyczki, które pozwalają zdalnie i czasowo regulować dopływ prądu do poszczególnych urządzeń. Co ważne, sprzęt generujący ciepło typu drukarki i kopiarki powinien być ustawiony jak najdalej od czujnika temperatury, który odpowiada za uruchomienie klimatyzacji.

Oszczędzamy wodę

Mogłoby się wydawać, że w biurach woda stanowi minimalny wydatek. Ponieważ jednak w miejscu pracy spędzamy osiem i więcej godzin, toaletowe zużycie H₂O bywa zaskakująco wysokie. Jeden kapiący kran to w ciągu roku ok. 5500 litrów zmarnowanej wody. Oprócz dbania o szczelność instalacji hydraulicznej warto również zainwestować w automatyczne baterie – te z sensorami na podczerwień dodatkowo wspomagają standardy higieny w biurze. Niższy przepływ wody oraz wmontowane do kranu aeratory znacznie zmniejszają zużycie wody podczas mycia rąk. W ramach oszczędności energii warto jej temperaturę ustawić na letnią.

Spore oszczędności daje również modernizacja spłuczek w toaletach, która może się przekładać na nawet 2 litry wody mniej przy jednym użyciu. Zasadne jest również rozważenie zakupu małej zmywarki z programem ekologicznym oraz edukacja personelu w zakresie uruchamiania jedynie pełnej zmywarki oraz podgrzewania tylko potrzebnej ilości wody w czajniku elektrycznym.

Biurowe odpadki

Funkcjonowanie klasycznego biura wiąże się z bardzo wysoką produkcją odpadów, które są poważnym obciążeniem dla środowiska naturalnego. Niestety, wciąż zbyt mało mówi i robi się w zakresie segregacji i recyklingu biurowych śmieci. W każdym biurze powinien tymczasem znaleźć się kompletny i przejrzyście oznakowany system pojemników na papier, szkło, plastik i odpadki zmieszane. W wielu firmach kompostuje się również bioodpady i wykorzystuje do zasilania zieleni w doniczkach lub na terenie posesji. Praktyka pokazuje, że najlepsze rezultaty daje likwidacja osobistych koszy odpadkowych obok stanowisk pracy – personel zmuszony jest wówczas wstać i swoje śmieci odpowiedzialnie rozdzielić. Wysiłek ten warto osłodzić wyzwaniem typu „jeśli zmniejszymy ilość odpadów zmieszanych” w ostatni piątek miesiąca pracujemy o godzinę krócej.

Aby zlikwidować całkowitą sumę odpadów warto też robić odpowiedzialne zakupy. Surowce takie jak mydło, kawa czy herbata da się kupować w większych, bardziej ekologicznych opakowaniach. Zamiast butelkowanej wody pitnej lepiej jest zainwestować w wodostację wyposażoną w biodegradowalne kubeczki. W biurowej kuchni zaś zamiast plastikowych sztućców powinny znaleźć się metalowe łyżeczki, noże i widelce.

Spore oszczędności finansowe i ekologiczne daje także recykling tonerów i pojemników na tusze, którym zajmują się wyspecjalizowane firmy. Na każdym kroku należy też promować powtórne wykorzystanie kopert, teczek, koszulek na dokumenty. Uszkodzony sprzęt tam, gdzie to możliwe, należy zwracać do producenta, który prawnie zobowiązany jest do recyklingu niebezpiecznych odpadów.

Transport

Paradoksalnie niemałą częścią biurowego budżetu są koszty związane z transportem. Mowa przede wszystkim o autach służbowych, ale także przewozie surowców czy dokumentów. Powiększanie parkingów przed biurami i poszerzanie floty pojazdów nie są wcale korzystną strategią.

Przede wszystkim warto więc krytycznie przeanalizować, czy firma potrzebuje kolejny samochód, jakie są koszty utrzymania danego modelu i czy możliwe jest korzystanie z ekologicznego napędu (biopaliwa, silniki hybrydowe i elektryczne). Kolejny krokiem jest ograniczenie podróży – w dzisiejszych czasach większość spotkań i konferencji można z powodzeniem odbywać on-line. Jeden czy dwa dni pracy zdalnej w tygodniu to również pomysł kreujący cały szereg atrakcyjnych oszczędności. Bardzo istotne jest motywowanie pracowników do dojazdu do pracy środkami transportu publicznego lub na rowerach czy hulajnogach. Bonusy i niezbędne zaplecze do parkowania i przebierania się to podstawa nowoczesnego, ekologicznego biura.

Racjonalne działania to również:

• Promowanie idei carsharingu wśród pracowników;
• Zakup małych, bardziej ekologicznych aut służbowych;
• Szkolenie pracowników w zakresie bardziej ekonomicznego prowadzenia auta.

Jak zrealizować wizję ekologicznego biura?

Zanim zaczniesz wdrażać program zielonego biura, dokonaj ewaluacji istniejącego stanu. Podsumuj rachunki za prąd i wodę, skontroluj poziom ich zużycia. Podsumuj wydatki na papier oraz ilość produkowanych śmieci. Idealnie byłoby również przygotować analizę emisji związanych z działalnością biura i jego śladu węglowego – przygotować ją mogą wyspecjalizowane firmy zajmujące się ekologicznym audytem.

Po 3, 6 i 12 miesiącach nowej „zielonej” polityki wspomniane wyżej parametry należy skontrolować ponownie. Ile zasobów i pieniędzy dało się zaoszczędzić? Takie podsumowania są ważne dla długoterminowej strategii zarządzania biurem, ale mogą również okazać się ważnym impulsem motywacyjnym dla personelu. Za zaoszczędzone środki można zafundować pracownikom nowy ekspres do kawy czy karnety na siłownię. Im większa będzie determinacja do oszczędzania w biurze na każdym poziomie, tym większe korzyści finansowe i ekologiczne!