Życie bez papieru, czyli trend „paperless”
Wynalazek papieru zrewolucjonizował rozwój cywilizacji. Zawdzięczamy mu nie tylko literaturę, ale także postęp w nauce, komunikacji, upowszechnienie edukacji, rozwój prasy i nowe kierunki w sztuce. W XXI w. zaczynamy jednak powszechnie rezygnować z papieru na rzecz środowiska oraz lepszej efektywności pracy. Jak wdrażać koncepcję „paperless” i co można dzięki niej zyskać?
Dlaczego warto ograniczyć użycie papieru?
Papier jest w dzisiejszych czasach dobrem tak powszechnym, że wykorzystujemy go w sposób ekstrawagancki i często nierozsądny. Roczne globalne zużycie w 2024 r. szacowane jest na poziomie prawie 430 mln to metrycznych i nic nie wskazuje na to, że ma zmaleć – wręcz przeciwnie.
Tymczasem, nawet jeśli weźmiemy pod uwagę, że papier jest materiałem dość dobrze poddającym się recyklingowi, jego produkcja i tak jest ogromnym obciążeniem dla środowiska naturalnego. Z danych WWF wynika, że 13-15% światowego drewna wykorzystywane jest na potrzeby przemysłu papierniczego, co pociąga za sobą całą kaskadę problemów. Wylesianie to nie tylko utrata drzew zasilających atmosferę w tlen, ale także niszczenie cennych ekosystemów. Rezultatem jest utrata biologicznej różnorodności, pogorszenie warunków glebowych, zwiększenie wrażliwości całych regionów na powodzie i susze.
To jednak nie wszystko. Produkcja papieru to proces, który generuje emisje tlenku azotu, dwutlenku siarki oraz dwutlenku węgla do atmosfery. Dodatkowo do bielenia wykorzystywane są toksyczne substancje niebezpieczne dla środowiska. A trudno się łudzić, że cały papier na świecie ląduje w śmietnikach na makulaturę – spora część niestety trafia wciąż na wysypiska.
Eksperci wskazują, że realizacja trendu „paperless” wiąże się również z dodatkowymi korzyściami, niezwiązanymi bezpośrednio z ekologią. Po pierwsze, w biurach i urzędach obieg papierów niepotrzebnie wydłuża wiele procesów. Po drugie, papier zajmuje dużo miejsca, a poszukiwanie informacji w papierowych archiwach zabiera bardzo dużo czasu. Samo drukowanie wiąże się też wykorzystaniem tonerów i zużyciem energii elektrycznej. Rezygnacja z papieru i transformacja w kierunku elektronicznej dokumentacji w wielu przypadkach gwarantuje też większe bezpieczeństwo danych chronionych hasłami dostępu.
Tabela przedstawiająca korzyści związane z rezygnacją z papieru; opracowanie własne
Biuro bez papieru
Mimo rozwoju nowych technologii zużycie papieru w biurach w latach 1980-2000 wzrosło ponad dwukrotnie. W firmach korzystamy co prawda z komputerów raczej niż maszyn do pisania, ale wciąż drukujemy ogromne ilości dokumentów na wewnętrzne i zewnętrzne potrzeby. W jaki sposób można więc realizować koncepcję „paperless office”?
Cały proces wymaga dużego zaangażowania ze strony kierownictwa. Konieczne jest nie tylko zapewnienie całemu personelowi potrzebnego sprzętu, ale także zakup software’u, archiwizacja dotychczasowych dokumentów, budowa baz danych, zapewnienie kontroli dostępów. Firmy korzystać mogą z takich rozwiązań jak dokumenty PDF, e-formy do wypełniania i podpisu, poczta elektroniczna i chaty, dokumenty on-line.
Trend „paperless” zmierza do likwidacji drukowanych umów i rachunków, które można przecież podpisywać i przechowywać w formie elektronicznej. Na tej samej zasadzie można zrezygnować z papierowych faktur, wewnętrznych biuletynów informacyjnych, zestawów instrukcji czy formularzy. Kolejnym ważnym krokiem jest zmiana strategii marketingowej z odejściem od drukowanych ulotek, plakatów i katalogów na rzecz elektronicznych dokumentów i wykorzystania mediów społecznościowych.
Papierowe dokumenty zajmują dużo miejsca i są trudne do przeszukiwania, fot. DragonImages/envato
Jak ograniczyć zużycie papieru w gospodarstwie domowym?
Czy przeciętny Kowalski może również uczynić coś na rzecz transformacji w kierunku „paperless”? Owszem, okazuje się, że nawet w ramach codziennych prywatnych decyzji możemy ulżyć nieco lasom i atmosferze. W szczególności warto:
- zrezygnować z kupna drukowanych gazet i czasopism;
- kupować książki elektroniczne na czytnik – zakup urządzenia zwróci się, ponieważ książki elektroniczne są tańsze niż papierowe;
- rezygnować z papierowych rachunków w sklepach korzystając z mobilnych aplikacji zakupowych;
- wysyłać listy i życzenia w formie elektronicznej;
- przechowywać zdjęcia w postaci elektronicznej korzystając np. ze specjalnych ramek do wyświetlania lub ekranu telewizora;
- sporządzać listy zakupów i plany kalendarzowe na telefonie.
Każda decyzja o wydruku powinna być uzasadniona, a i wówczas warto drukować z dwóch stron każdego arkusza.
Czytniki książek pozwalają zaoszczędzić ogromne ilości papieru, fot. Rawpixel/envato
Przyszłość trendu paperless
Naturalnie, nie tak łatwo będzie światu w kilka lat zrezygnować z papieru. Jako wąskie gardła wskazuje się na przykład wyzwania związane z digitalizacją ogromnych archiwów. Kwestie bezpieczeństwa danych, dostępów i ochoty do zmiany trybu pracy należą tu do najpoważniejszych. Poza tym przejście na digitalne systemy komunikacji i archiwizacji wymaga upowszechnienia urządzeń elektronicznych oraz wysokiej jakości połączeń internetowych, co nie we wszystkich krajach jest w najbliższej przyszłości realne. Z urzędowego punktu widzenia, wdrożenie koncepcji „paperless” wymaga natomiast zmiany przepisów co do wymagalności określonych dokumentów na piśmie.
Na bardziej optymistyczną nutę, warto z kolei wyobrazić sobie wizję świata, w którym papier faktycznie jest reliktem. Dzieci mogłyby uczyć się w domu i szkole z wykorzystaniem tabletów i komputerów, bez noszenia ciężkich tornistrów i kupowania co roku podręczników i zeszytów. Cały system służby zdrowia skorzystałby na centralizacji danych o pacjentach i elektronicznym obiegu recept, wyników badań, itd. Z bibliotek korzystalibyśmy wyłącznie w formie digitalnej – bez wychodzenia z domu i noszenia książek.
Brzmi pięknie? Póki co, wizja społeczeństwa „paperless” jest na tyle nierealna, że realiści zachęcają przynajmniej do wdrażania scenariusza „paper-light”, a więc bardzo ograniczonego wykorzystania papieru w życiu osobistym i profesjonalnym.
Koncepcja „paperless” – pytania i odpowiedzi
Jak dużo papieru wykorzystuje się w biurach?
Z badań wynika, że statystyczny pracownik biura korzysta rocznie z 10 tys. arkuszy papieru.
Jaka część papieru jest recyklowana?
Do recyklingu trafia wciąż mniej niż 70% papieru na świecie.
Czy dokument elektroniczny jest tak samo ważny jak papierowy?
Tak, jeśli został podpisany za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
- „Paperless” ComputerHome; https://www.computerhope.com/jargon/p/paperles.htm, 23/10/2024;
- “Paperless office” Nathan Lamb, https://www.techtarget.com/searchcontentmanagement/definition/paperless-office, 23/10/2024;
- “Exploring paperless working: A step towards low carbon footprint” Mahmood Khan Yousufi, https://www.ejosdr.com/download/exploring-paperless-working-a-step-towards-low-carbon-footprint-13410.pdf, 23/10/2024;
- “A Review of The Challenges of Paperless Concept in the Society 5.0” S.E. Prasetyo i in., https://www.researchgate.net/publication/350610781_A_Review_of_The_Challenges_of_Paperless_Concept_In_The_Society_50, 23/10/2024;
- “7 Benefits of a Paperless Office (Plus How To Go Paperless)” Indeed Editorial Team, https://www.indeed.com/career-advice/career-development/paperless-office, 23/10/2024;
- “The Sustainable Impact Of A Paperless Office” Eugene Xiong, https://www.forbes.com/councils/forbestechcouncil/2021/05/11/the-sustainable-impact-of-a-paperless-office/, 23/10/2024;
